Zeven tips voor een administratie die tijd bespaart

Zeven tips voor een administratie die tijd bespaart

Heerlijk is dat, vind je ook niet? Je hebt je lokaal ingericht voor het nieuwe schooljaar. Alles is schoon. Alles ligt klaar. Punten geslepen. Boeken netjes recht boven elkaar in de kast. Schriften (zonder ezelsoren) er naast. Nieuwe planten en posters. Nieuwe spons. Alles ruikt ook nieuw. Ik kan er altijd zo van genieten. Je kijkt om je heen en je hebt er zin in. Je zit vol met goede voornemens, vooral waar het dingen betreft waar je vorig schooljaar niet zo blij mee was. Heb jij jouw goede voornemens al opgeschreven? Doe dat vooral, en kijk iedere dag even wat je ook al weer had opgeschreven. Want voor je het weet heeft de waan van de dag je alweer ingehaald…. en dan vooral die administratie…

 

Zeven tips voor een administratie die tijd bespaart

1. Deel je PC handig in. Pak pen en papier en maak een schema van hoe jij jouw mappen wilt hebben en wat je erin wilt hebben. Gooi de rest weg. Ruim je PC op en gebruik een opschoonprogramma.

2. Maak overal (digitaal en/of op papier, indien nodig) formulieren voor. Voor gesprekken, voor de leerlingen, voor verslagen, voor plannen, voor alles wat teveel tijd kost. Zorg ervoor dat ze niet langer zijn dan 1 A4. Bij voorkeur korter.

3. Maak geen notulen. Maak een actielijst en hang aan iedere actie een naam en een uiterlijke datum.

4. Plan twee uur per week in voor je administratie en doe het in die tijd. Maak er een sport van om steeds binnen de tijd te blijven en beloon jezelf met iets leuks in de tijd die je overhoudt.

5. Gooi dingen weg. Bewaar geen onnodige papieren. Wat vandaag niet nuttig is, is het morgen ook niet. En als het later nuttig blijkt, dan heb je het zo gevonden en een betere versie ook.

6. Leer nee zeggen. Zeg minimaal 1 keer per dag nee tegen iets wat jou tijd gaat kosten.

7. Delegeer! Bedenk bij alles wat je gaat doen of jij werkelijk de juiste persoon bent om dit te doen. Zo niet, dan delegeer je het naar een collega, ouder of leerling. Of je doet het niet. Maak weloverwogen keuzes.